ปลดล็อกประสิทธิภาพธุรกิจ: ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้วย Zapier และ IFTTT

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ประสิทธิภาพไม่ใช่แค่คุณสมบัติที่พึงประสงค์ แต่เป็นปัจจัยสำคัญที่สร้างความแตกต่าง องค์กรทั่วโลกต่างแสวงหาวิธีการปรับปรุงการดำเนินงาน ลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และปลดปล่อยทรัพยากรบุคคลอันมีค่าไปสู่งานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ได้กลายเป็นโซลูชันที่ทรงพลัง และแนวหน้าของเทคโนโลยีนี้คือสองแพลตฟอร์มชั้นนำ: Zapier และ IFTTT (If This Then That) คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จะสำรวจว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถปฏิวัติกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร พร้อมนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับผู้ชมจากนานาประเทศ

ความจำเป็นของระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจระดับโลก

ภูมิทัศน์ทางธุรกิจสมัยใหม่มีลักษณะเด่นคือการเชื่อมต่อถึงกันและการไหลของข้อมูลอย่างต่อเนื่องผ่านแอปพลิเคชันและบริการจำนวนมาก ตั้งแต่ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล ไปจนถึงเครื่องมือบริหารจัดการโครงการและโซเชียลมีเดีย ธุรกิจต่างพึ่งพาระบบนิเวศของซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน การถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเอง การสั่งงานข้ามแพลตฟอร์ม หรือการตอบสนองต่อเหตุการณ์ต่างๆ อาจใช้เวลานานมาก มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และลดทอนผลิตภาพ นี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เข้ามามีบทบาท

สำหรับธุรกิจที่ดำเนินงานข้ามเขตเวลา วัฒนธรรม และสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบที่แตกต่างกัน ความต้องการกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน มีประสิทธิภาพ และปราศจากข้อผิดพลาดยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ช่วยให้มั่นใจได้ว่า:

• เพิ่มผลิตภาพ: การทำงานซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูงกว่าซึ่งต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ การคิดเชิงวิพากษ์ และทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์
• ลดข้อผิดพลาด: การลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและงานข้ามแพลตฟอร์มช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ได้อย่างมาก นำไปสู่ข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นและกระบวนการที่น่าเชื่อถือ
• ประหยัดค่าใช้จ่าย: ด้วยการทำงานอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถลดความจำเป็นในการใช้แรงงานคน ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากร
• การดำเนินงานที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะทำงานทันทีหรือตามกำหนดเวลา ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น การดูแลลูกค้าเป้าหมาย การจัดการคำสั่งซื้อ และการสนับสนุนลูกค้า
• เพิ่มความสม่ำเสมอ: กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะถูกดำเนินการในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง ส่งผลให้การส่งมอบบริการและการดำเนินงานภายในมีความสม่ำเสมอมากขึ้น
• ปรับปรุงความแม่นยำและการไหลของข้อมูล: การผสานรวมที่ไร้รอยต่อระหว่างแอปพลิเคชันช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกถ่ายโอนอย่างถูกต้องและเรียลไทม์ ทำให้มองเห็นภาพรวมการดำเนินธุรกิจที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบันมากขึ้น

ทำความเข้าใจ Zapier: ขุมพลังระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ

Zapier เป็นแพลตฟอร์มบนเว็บที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อเว็บแอปพลิเคชันต่างๆ และสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่างกันได้โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ด ทำงานบนหลักการของ 'Zaps' ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่เชื่อมโยงแอปสองแอปขึ้นไปเข้าด้วยกัน Zap ประกอบด้วย Trigger (เหตุการณ์ที่เริ่มต้น Zap) และ Actions (งานที่ Zap ดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อ Trigger) อย่างน้อยหนึ่งอย่าง

คุณสมบัติและแนวคิดหลักของ Zapier:

• การผสานรวมแอป: Zapier มีคลังการผสานรวมที่กว้างขวางกับเว็บแอปพลิเคชันยอดนิยมหลายพันรายการในหลากหลายหมวดหมู่ รวมถึง CRM, การตลาดผ่านอีเมล, การบริหารจัดการโครงการ, การสื่อสาร, ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และอีคอมเมิร์ซ ระบบนิเวศที่กว้างใหญ่นี้ทำให้มีความหลากหลายอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับความต้องการทางธุรกิจที่แตกต่างกัน
• Zaps: หน่วยหลักของระบบอัตโนมัติใน Zapier โดย Zap จะเชื่อมต่อเหตุการณ์ Trigger ของแอปหนึ่งเข้ากับเหตุการณ์ Action ของอีกแอปหนึ่ง ตัวอย่างเช่น สามารถตั้งค่า Zap เพื่อเพิ่มผู้สมัครสมาชิกใหม่จากแบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์ของคุณไปยังรายชื่ออีเมลการตลาดโดยอัตโนมัติ และในขณะเดียวกันก็สร้างงานในเครื่องมือบริหารจัดการโครงการของคุณ
• Zaps แบบหลายขั้นตอน (Multi-Step Zaps): นอกเหนือจากการเชื่อมต่อแอปสองแอปแบบง่ายๆ แล้ว Zapier ยังรองรับ Zaps แบบหลายขั้นตอน ซึ่งหมายความว่า Trigger เพียงครั้งเดียวสามารถเริ่มต้นชุดของ Actions ในหลายแอปพลิเคชันได้ ทำให้สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนและละเอียดอ่อนมากขึ้น
• ตัวกรอง (Filters): คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองภายใน Zaps เพื่อให้แน่ใจว่า Action จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดเท่านั้น ซึ่งเป็นการเพิ่มตรรกะเชิงเงื่อนไขให้กับระบบอัตโนมัติของคุณ
• Pathways: สำหรับตรรกะการแตกแขนงที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น Zapier Pathways ช่วยให้คุณสร้าง Zaps ที่สามารถไปในเส้นทางที่แตกต่างกันตามเงื่อนไขบางอย่างได้ ซึ่งให้ความยืดหยุ่นในการออกแบบเวิร์กโฟลว์มากขึ้น
• Webhooks: Zapier รองรับ Webhooks ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับแอปที่ไม่มีการผสานรวมกับ Zapier โดยตรงได้โดยการส่งหรือรับข้อมูลผ่าน HTTP requests
• Formatter: เครื่องมือในตัวที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลก่อนที่จะส่งไปยังแอปอื่นได้ ซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การจัดรูปแบบวันที่ การเปลี่ยนตัวพิมพ์ของข้อความ หรือการคำนวณอย่างง่าย

Zapier ทำงานอย่างไร: ตัวอย่างการใช้งานจริง

ลองพิจารณาสถานการณ์ทั่วไปสำหรับทีมขายระหว่างประเทศ:

สถานการณ์: ลูกค้าเป้าหมายส่งแบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์สากลของบริษัทคุณ คุณต้องการให้แน่ใจว่าลีด (Lead) นี้จะถูกเพิ่มเข้าไปใน CRM ของคุณทันที มีการส่งการแจ้งเตือนไปยังตัวแทนขายที่เกี่ยวข้องผ่าน Slack และลีดถูกเพิ่มเข้าไปในแคมเปญการตลาดผ่านอีเมลที่เฉพาะเจาะจง

เวิร์กโฟลว์ของ Zapier:

1. แอป Trigger: แบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณ (เช่น Typeform, Google Forms, หรือแบบฟอร์ม HTML ที่กำหนดเองโดยใช้ Webhook)
2. เหตุการณ์ Trigger: 'การส่งแบบฟอร์มใหม่' (New Form Submission)
3. แอป Action 1: CRM ของคุณ (เช่น Salesforce, HubSpot, Zoho CRM)
4. เหตุการณ์ Action 1: 'สร้างผู้ติดต่อ' (Create Contact) หรือ 'เพิ่มลีด' (Add Lead) จับคู่ฟิลด์จากแบบฟอร์ม (ชื่อ, อีเมล, บริษัท ฯลฯ) กับฟิลด์ที่สอดคล้องกันใน CRM
5. แอป Action 2: Slack
6. เหตุการณ์ Action 2: 'ส่งข้อความในช่อง' (Send Channel Message) กำหนดค่าข้อความให้รวมชื่อและอีเมลของลีด และระบุช่องทางหรือผู้ใช้ที่จะแจ้งเตือน (เช่น ช่องสำหรับภูมิภาคการขายที่ครอบคลุมประเทศของลีด)
7. แอป Action 3: แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล (เช่น Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign)
8. เหตุการณ์ Action 3: 'เพิ่มผู้สมัครสมาชิก' (Add Subscriber) หรือ 'เพิ่มผู้ติดต่อ' (Add Contact) จับคู่ที่อยู่อีเมลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ กับรายชื่ออีเมลการตลาด คุณยังอาจใช้ตัวกรองที่นี่เพื่อเพิ่มพวกเขาเข้าไปในชุดอีเมลต้อนรับที่เฉพาะเจาะจงตามประเทศหรือความสนใจในผลิตภัณฑ์ที่ระบุในแบบฟอร์ม

เวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอน (Multi-step Zap) นี้จะทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลลีดทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีลีดหลุดรอดไป ไม่ว่าจะมีความแตกต่างของเขตเวลาก็ตาม ทีมขายได้รับการแจ้งเตือนทันทีและลีดจะได้รับการดูแลอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยปรับปรุงเวลาตอบสนองและอัตราการแปลง (Conversion Rates) ได้อย่างมาก

Zapier สำหรับธุรกิจระดับโลก: กรณีการใช้งานที่หลากหลาย

• อีคอมเมิร์ซ: ซิงค์คำสั่งซื้อใหม่จากแพลตฟอร์มอย่าง Shopify หรือ WooCommerce ไปยังระบบจัดการสินค้าคงคลัง ซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น Xero หรือ QuickBooks) และระบบตั๋วสนับสนุนลูกค้าโดยอัตโนมัติ พร้อมส่งการแจ้งเตือนการจัดส่ง
• การตลาดเนื้อหา (Content Marketing): เมื่อมีการเผยแพร่บล็อกโพสต์ใหม่บน WordPress ให้แชร์ไปยังแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียต่างๆ (Twitter, LinkedIn, Facebook) โดยอัตโนมัติ และเพิ่มลงในร่างจดหมายข่าวทางอีเมล
• การสนับสนุนลูกค้า: เมื่อมีการสร้างตั๋วสนับสนุนใหม่ใน Zendesk หรือ Freshdesk ให้สร้างงานที่สอดคล้องกันในเครื่องมือบริหารจัดการโครงการอย่าง Asana หรือ Trello สำหรับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ
• ทรัพยากรบุคคล: ทำให้กระบวนการรับพนักงานใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยให้ข้อมูลพนักงานใหม่จากระบบ HR สร้างบัญชีในเครื่องมือสื่อสารและเพิ่มผลิตภาพที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ และเพิ่มพวกเขาลงในรายการตรวจสอบการเริ่มงานที่เกี่ยวข้อง
• การเงิน: ผสานรวมแอปติดตามค่าใช้จ่าย (เช่น Expensify) กับซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อปรับปรุงกระบวนการรายงานทางการเงินและการเบิกจ่าย

ขอแนะนำ IFTTT: ระบบอัตโนมัติที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสำหรับงานประจำวัน

IFTTT ก็เหมือนกับ Zapier ที่ช่วยอำนวยความสะดวกด้านระบบอัตโนมัติผ่านการสร้าง 'Applets' ปรัชญาหลักของมันคือการเชื่อมต่อที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังระหว่างบริการและอุปกรณ์ต่างๆ แม้ในอดีตจะรู้จักกันดีในเรื่องการผสานรวมกับ IoT (Internet of Things) สำหรับผู้บริโภค แต่ IFTTT ได้ขยายขีดความสามารถอย่างมากเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สตาร์ทอัพ และทีมที่มองหาระบบอัตโนมัติที่ตรงไปตรงมา

คุณสมบัติและแนวคิดหลักของ IFTTT:

• Applets: องค์ประกอบพื้นฐานของ IFTTT โดย Applet ประกอบด้วย This (Trigger) และ That (Action) ซึ่งเป็นไปตามตรรกะง่ายๆ ว่า "If This, Then That" (ถ้าเกิดสิ่งนี้ ให้ทำสิ่งนั้น)
• คลังบริการที่กว้างขวาง: IFTTT รองรับบริการที่หลากหลาย รวมถึงโซเชียลมีเดีย, ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์, เครื่องมือสื่อสาร และระบบนิเวศขนาดใหญ่ของอุปกรณ์สมาร์ทโฮมและแกดเจ็ต IoT
• ตรรกะเชิงเงื่อนไข: IFTTT รองรับตรรกะเชิงเงื่อนไขภายใน Applets ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าให้ Applet ทำงานเฉพาะเมื่อมีคีย์เวิร์ดที่ระบุในทวีตเท่านั้น
• การแจ้งเตือนเชิงรุก: สามารถใช้ IFTTT เพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์หรืออีเมลของคุณตาม Trigger ต่างๆ ทำให้คุณรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญอยู่เสมอ
• การผสานรวมอุปกรณ์: จุดแข็งที่สำคัญของ IFTTT คือการผสานรวมกับอุปกรณ์อัจฉริยะจำนวนมาก ซึ่งสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจในรูปแบบที่ไม่เหมือนใครได้

IFTTT ทำงานอย่างไร: ตัวอย่างที่มุ่งเน้นธุรกิจ

ลองพิจารณาสถานการณ์สำหรับการจัดการตัวตนบนโซเชียลมีเดียและการสื่อสารในทีม:

สถานการณ์: คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกครั้งที่มีคนกล่าวถึงบริษัทของคุณบน Twitter ทวีตนั้นจะถูกบันทึกไว้เพื่อตรวจสอบในภายหลัง และมีการส่งการแจ้งเตือนไปยังช่อง Slack ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับทีมการตลาด

Applet ของ IFTTT:

1. บริการ Trigger: Twitter
2. Trigger: 'การกล่าวถึงคุณครั้งใหม่' (New mention of you) คุณสามารถระบุชื่อผู้ใช้ที่แน่นอนของบัญชี Twitter ของบริษัทคุณได้
3. บริการ Action: Google Drive (หรือ Dropbox, OneDrive)
4. Action: 'เพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์' (Add file to folder) สร้างโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับการกล่าวถึงบน Twitter เนื้อหาของทวีตจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ข้อความ
5. บริการ Action: Slack
6. Action: 'ส่งการแจ้งเตือนในช่อง' (Send channel notification) กำหนดค่าข้อความให้รวมข้อความของทวีต ผู้เขียน และลิงก์ไปยังทวีตนั้น ระบุช่อง Slack (เช่น #marketing-social-mentions)

Applet นี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการกล่าวถึงแบรนด์ทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ และทีมที่เกี่ยวข้องจะรับทราบทันที ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการมีส่วนร่วมและการจัดการชื่อเสียงอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่ติดตามความรู้สึกของแบรนด์ทั่วโลก

IFTTT สำหรับธุรกิจระดับโลก: การใช้งานที่ไม่เหมือนใคร

• การติดตามโซเชียลมีเดีย: บันทึกโพสต์ Instagram ทั้งหมดที่มีแฮชแท็กที่ระบุไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อการวิเคราะห์ทางการตลาดหรือการติดตามแคมเปญ
• การแจ้งเตือนทีม: รับการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์ของคุณหากสถานะของเว็บไซต์ที่ระบุเปลี่ยนแปลง (เช่น หากเว็บไซต์ของคู่แข่งออฟไลน์หรือบริการที่สำคัญหยุดชะงัก)
• การคัดสรรเนื้อหา: บันทึกบทความจาก Pocket หรือ Instapaper ที่แท็กด้วยคีย์เวิร์ดที่ระบุไปยังเอกสารที่แชร์ไว้สำหรับการอ้างอิงของทีมโดยอัตโนมัติ
• ระบบอัตโนมัติในสำนักงานอัจฉริยะ: หากสำนักงานของคุณใช้ระบบไฟหรือเทอร์โมสแตทอัจฉริยะ คุณสามารถสร้าง Applet เพื่อปิดไฟและปรับเทอร์โมสแตทโดยอัตโนมัติเมื่อพนักงานคนสุดท้ายออกจากสำนักงาน (อาจทำงานโดยอิงจากปฏิทินที่ใช้ร่วมกันหรือบริการระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์)
• การสำรองข้อมูล: สำรองไฟล์สำคัญจากบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ไปยังบริการอื่นโดยอัตโนมัติเพื่อความซ้ำซ้อนของข้อมูล

Zapier กับ IFTTT: การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

แม้ว่าทั้ง Zapier และ IFTTT จะเป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่ทรงพลัง แต่ก็ตอบสนองความต้องการและระดับความซับซ้อนที่แตกต่างกันเล็กน้อย การทำความเข้าใจความแตกต่างของทั้งสองเป็นกุญแจสำคัญในการเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

คุณสมบัติ	Zapier	IFTTT
ความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์	รองรับ Zaps แบบหลายขั้นตอน การแตกแขนงที่ซับซ้อน (Pathways) และตรรกะที่กำหนดเอง เหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อน	ส่วนใหญ่เป็น Trigger และ Action แบบขั้นตอนเดียว พร้อมตรรกะเงื่อนไขบางอย่าง เหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติที่ง่ายและตรงไปตรงมา
การผสานรวมแอป	มีคลังแอปพลิเคชันที่เน้นธุรกิจจำนวนมาก มีการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ระดับองค์กรมากกว่า	มีคลังขนาดใหญ่ โดยเน้นที่บริการสำหรับผู้บริโภค อุปกรณ์ IoT และโซเชียลมีเดียเป็นหลัก
โครงสร้างราคา	มีแพ็กเกจฟรีพร้อม Zaps และ Tasks ที่จำกัด แพ็กเกจที่ต้องชำระเงินจะคิดราคาตามจำนวน Tasks, Zaps และคุณสมบัติ โดยทั่วไปมีราคาแพงกว่าสำหรับการใช้งานปริมาณมาก	มีแพ็กเกจฟรีพร้อม Applets ที่จำกัด IFTTT Pro ให้บริการ Applets ไม่จำกัด อัปเดตเร็วขึ้น และการสนับสนุนลำดับความสำคัญ โดยทั่วไปมีราคาต่ำกว่า Zapier สำหรับฟังก์ชันหลักที่คล้ายกัน
กลุ่มเป้าหมาย	ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMBs) ถึงองค์กรขนาดใหญ่, ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี, ทีมการตลาด, ทีมขาย, ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ	บุคคลทั่วไป, ธุรกิจขนาดเล็ก, สตาร์ทอัพ และทีมที่มองหาระบบอัตโนมัติที่ตรงไปตรงมาและการผสานรวม IoT
ส่วนต่อประสานผู้ใช้และความง่ายในการใช้งาน	อินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่ายสำหรับการสร้าง Zaps แบบหลายขั้นตอน ทรงพลังแต่อาจต้องใช้เวลาเรียนรู้มากขึ้นสำหรับการตั้งค่าที่ซับซ้อน	ใช้งานง่ายมาก ด้วยตรรกะ "If This Then That" ที่เรียบง่าย ง่ายสำหรับผู้เริ่มต้นในการทำความเข้าใจและนำไปใช้
การจัดการข้อมูล	มีเครื่องมือ Formatter ในตัวสำหรับการจัดการข้อมูล	ความสามารถในการจัดการข้อมูลในตัวมีจำกัด

เมื่อใดควรเลือก Zapier:

• คุณต้องการทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนและมีหลายขั้นตอนซึ่งเกี่ยวข้องกับแอปพลิเคชันหลายตัวเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• เวิร์กโฟลว์ของคุณต้องการตรรกะเชิงเงื่อนไขที่ซับซ้อนหรือการแปลงข้อมูล
• คุณกำลังผสานรวมกับซอฟต์แวร์ธุรกิจระดับองค์กร (CRMs, ERPs ฯลฯ)
• คุณต้องการคุณสมบัติขั้นสูง เช่น Zaps ที่ตั้งเวลาได้, ตัวกรอง และการผสานรวมแอปที่เฉพาะเจาะจง

เมื่อใดควรเลือก IFTTT:

• ความต้องการด้านระบบอัตโนมัติของคุณค่อนข้างง่าย โดยเป็นการเชื่อมต่อบริการสองอย่างด้วย Trigger และ Action โดยตรง
• คุณกำลังมองหาระบบอัตโนมัติที่คุ้มค่าสำหรับงานพื้นฐาน
• คุณต้องการใช้ประโยชน์จากการผสานรวมกับอุปกรณ์อัจฉริยะหรือแอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภค
• ความง่ายในการใช้งานและการตั้งค่าที่รวดเร็วคือสิ่งสำคัญที่สุดของคุณ

นอกจากนี้ยังควรสังเกตว่าบางธุรกิจใช้ทั้งสองแพลตฟอร์ม IFTTT สามารถจัดการกับระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันและ IoT ที่ง่ายกว่า ในขณะที่ Zapier จัดการกับระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจหลักที่ซับซ้อนกว่า

การนำระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในระดับโลก: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การนำระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในองค์กรระดับโลกให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและพิจารณาปัจจัยต่างๆ:

1. ระบุงานที่ซ้ำซ้อนและปัญหาคอขวด

เริ่มต้นด้วยการวางแผนกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบันของคุณ ระบุงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ใช้เวลานาน มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด หรือทำให้เกิดความล่าช้าอย่างสม่ำเสมอ งานเหล่านี้เป็นเป้าหมายหลักสำหรับระบบอัตโนมัติ พูดคุยกับทีมในภูมิภาคต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจปัญหาเฉพาะและรายละเอียดการดำเนินงานของพวกเขา

2. เริ่มจากเล็กๆ และทำซ้ำ

อย่าพยายามทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในคราวเดียว เริ่มต้นด้วยระบบอัตโนมัติที่ให้ผลกระทบสูงและค่อนข้างง่ายหนึ่งหรือสองอย่าง สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณเรียนรู้แพลตฟอร์ม สร้างความมั่นใจ และแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของระบบอัตโนมัติ เมื่อประสบความสำเร็จแล้ว คุณสามารถขยายขนาดขึ้นไปเรื่อยๆ ได้

3. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

เมื่อเชื่อมต่อแอปพลิเคชันต่างๆ โดยเฉพาะแอปที่จัดการข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อน ให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น GDPR, CCPA) ทั้ง Zapier และ IFTTT มีมาตรการรักษาความปลอดภัย แต่สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าข้อมูลของคุณไหลเวียนและจัดเก็บอย่างไร เลือกการผสานรวมกับแอปพลิเคชันที่มีชื่อเสียงและปลอดภัย

4. สร้างมาตรฐานเท่าที่เป็นไปได้ ปรับเปลี่ยนเมื่อจำเป็น

ในขณะที่ระบบอัตโนมัติส่งเสริมการสร้างมาตรฐาน แต่การดำเนินงานระดับโลกมักต้องการความยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือการจัดรูปแบบข้อมูลอาจต้องแตกต่างกันไปตามมาตรฐานระดับภูมิภาคหรือความชอบของทีม ใช้คุณสมบัติตัวกรองและตรรกะเชิงเงื่อนไขของ Zapier และ IFTTT เพื่อรองรับความแตกต่างเหล่านี้

5. ฝึกอบรมทีมของคุณ

จัดการฝึกอบรมที่เพียงพอให้กับพนักงานที่จะใช้หรือจัดการเครื่องมืออัตโนมัติเหล่านี้ ส่งเสริมให้พวกเขาสามารถระบุโอกาสในการสร้างระบบอัตโนมัติใหม่ๆ และแม้กระทั่งสร้างเวิร์กโฟลว์ง่ายๆ ของตนเองได้ สิ่งนี้จะช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงและนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง

6. ติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพ

ระบบอัตโนมัติไม่ใช่โซลูชันแบบ 'ตั้งค่าแล้วลืม' ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ มองหาโอกาสในการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นเมื่อความต้องการทางธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงไป

7. คำนึงถึงความแตกต่างทางภาษาและวัฒนธรรม

เมื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือการสื่อสารอัตโนมัติ ให้คำนึงถึงภาษา หากทีมหรือลูกค้าของคุณอยู่ในภูมิภาคที่ใช้ภาษาต่างกัน ให้พิจารณาว่าข้อความอัตโนมัติจะถูกรับรู้อย่างไร แม้ว่า Zapier และ IFTTT จะจัดการการไหลของข้อมูลเป็นหลัก แต่เนื้อหาภายในนั้นมีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น การใช้ภาษาที่เป็นกลางหรือการให้ตัวเลือกภาษาในการทำงานอัตโนมัติที่ลูกค้าต้องเผชิญเป็นสิ่งสำคัญ

8. ผสานรวมกับระบบที่มีอยู่

พลังที่แท้จริงของแพลตฟอร์มเหล่านี้คือความสามารถในการผสานรวมกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันที่สำคัญต่อการดำเนินงานทั่วโลกของคุณ (เช่น เกตเวย์การชำระเงินระหว่างประเทศ, CRM หลายภาษา, เครื่องมือทำงานร่วมกันระดับภูมิภาค) ได้รับการสนับสนุนโดย Zapier หรือ IFTTT หรือสามารถเชื่อมต่อผ่าน Webhooks ได้

อนาคตของระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่แนวคิดแห่งอนาคตอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นในปัจจุบันสำหรับธุรกิจที่มุ่งหวังความคล่องตัวและความสามารถในการแข่งขัน แพลตฟอร์มอย่าง Zapier และ IFTTT มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเพิ่มการผสานรวมและปรับปรุงความสามารถมากขึ้น ในขณะที่ AI และการเรียนรู้ของเครื่อง (Machine Learning) ถูกนำมาใช้ในกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้น เราสามารถคาดหวังความเป็นไปได้ของระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น โดยก้าวไปไกลกว่ากฎ Trigger-Action แบบง่ายๆ ไปสู่เวิร์กโฟลว์ที่ชาญฉลาดและปรับเปลี่ยนได้มากขึ้น

สำหรับธุรกิจระดับโลก การเชี่ยวชาญเครื่องมือเหล่านี้หมายถึงการสร้างการดำเนินงานที่ยืดหยุ่น มีประสิทธิภาพ และปรับขนาดได้มากขึ้น ด้วยการนำระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์มาใช้อย่างมีกลยุทธ์ องค์กรต่างๆ สามารถรับมือกับความซับซ้อนของตลาดต่างประเทศด้วยความมั่นใจมากขึ้น และปลดปล่อยสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดของพวกเขา นั่นคือบุคลากร เพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรมและการเติบโต

บทสรุป

Zapier และ IFTTT นำเสนอโซลูชันที่เข้าถึงได้ง่ายแต่ทรงพลังสำหรับธุรกิจที่ต้องการทำงานซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติและปรับปรุงการดำเนินงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพขนาดเล็กหรือองค์กรที่กำลังเติบโต การใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถปลดล็อกประโยชน์อย่างมากในด้านผลิตภาพ ประสิทธิภาพ และความแม่นยำ ด้วยการทำความเข้าใจจุดแข็งที่เป็นเอกลักษณ์ของแต่ละแพลตฟอร์มและการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้ องค์กรระดับโลกจะสามารถควบคุมพลังของระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และเติบโตในโลกที่เชื่อมต่อกันมากขึ้น

พร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง? เริ่มสำรวจ Zapier และ IFTTT วันนี้และค้นพบความเป็นไปได้ที่ไม่สิ้นสุดของระบบอัตโนมัติ